Wezwanie do zapłaty

Wezwanie do zapłaty to dokument przeznaczony do wykorzystania przez osobę, w stosunku do której kontrahent (np. osoba fizyczna, przedsiębiorca, spółka) zalega z płatnością, w szczególności za wystawioną fakturę na podstawie zawartej umowy pisemnej.

Ponadto, wezwanie do zapłaty ma zastosowanie w sytuacji, gdy nie wyznaczono terminu spełnienia świadczenia, a do jego określenia dochodzi właśnie w wezwaniu do zapłaty.

Jednak wystawienie faktury nie jest konieczne do skorzystania z tego dokumentu. Do wezwania do zapłaty uprawniony jest także podmiot, który umówił się z kontrahentem na wykonanie pewnych usług bez zawierania umowy na piśmie, np. w formie ustnej bądź mailowej.

Wezwanie do zapłaty powinno być pierwszym wykonanym krokiem do odzyskania przysługującej należności pieniężnej. W zależności od sytuacji, może zostać wysłane w formie elektronicznej, np. za pośrednictwem wiadomości e-mail lub w formie pisemnej za pośrednictwem poczty lub kuriera. Tak wysłane wezwanie do zapłaty pozwoli na pozwanie kontrahenta do sądu.

W przypadku wysłania wezwania do zapłaty drogą listowną, najlepiej wysłać je listem poleconym z tzw. "zwrotnym potwierdzeniem odbioru", ponieważ będzie tam znajdować się data odebrania pisma oraz podpis odbiorcy.

Należy także zwrócić uwagę na fakt, że jednym z wymogów do wniesienia pozwu jest udowodnienie, że próbowało się załatwić spór w drodze polubownej, a tę funkcję spełnia w szczególności wezwanie do zapłaty.

Na potrzeby przyszłego potencjalnego pozwu ważne jest, aby zachować kserokopię wysłanego wezwania do zapłaty - będzie to stanowiło dowód w sprawie.

Wezwanie do zapłaty nie wynika bezpośrednio z żadnego przepisu prawa, jednak jest wynikiem uprawnień zawartych w ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (t.j. Dz.U z 2023 r. poz. 1610 ze zm.).

Art. 455 Kodeksu cywilnego:
"Jeżeli termin spełnienia świadczenia nie jest oznaczony ani nie wynika z właściwości zobowiązania, świadczenie powinno być spełnione niezwłocznie po wezwaniu dłużnika do wykonania."

Art. 476 Kodeksu cywilnego:
"Dłużnik dopuszcza się zwłoki, gdy nie spełnia świadczenia w terminie, a jeżeli termin nie jest oznaczony, gdy nie spełnia świadczenia niezwłocznie po wezwaniu przez wierzyciela. Nie dotyczy to wypadku, gdy opóźnienie w spełnieniu świadczenia jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi."

Ponadto, na konieczność wysłania wezwania do zapłaty przed wniesieniem pozwu do sądu wskazuje ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1568 ze zm.).

Art. 187 Kodeksu postępowania cywilnego:
"§ 1. Pozew powinien czynić zadość warunkom pisma procesowego, a nadto zawierać:
1) dokładnie określone żądanie, a w sprawach o prawa majątkowe także oznaczenie wartości przedmiotu sporu, chyba że przedmiotem sprawy jest oznaczona kwota pieniężna;
1¹) oznaczenie daty wymagalności roszczenia w sprawach o zasądzenie roszczenia;
2) wskazanie faktów, na których powód opiera swoje żądanie, a w miarę potrzeby uzasadniających również właściwość sądu;
3) informację, czy strony podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu, a w przypadku gdy takich prób nie podjęto, wyjaśnienie przyczyn ich niepodjęcia."