Świadectwo pracy 2025 – jak w generatorze dokumentów wygenerować wzór w PDF i Word?

W aktualnym stanie prawnym świadectwo pracy wymaga od pracodawcy znacznie więcej niż tylko wpisania dat zatrudnienia, dlatego warto od razu skorzystać z narzędzia typu generator dokumentów, które prowadzi przez wszystkie pola krok po kroku, a jednocześnie zapewni zgodność z prawem.

Pierwszym obowiązkowym elementem jest dokładna identyfikacja pracodawcy wraz z danymi rejestrowymi, w tym numerem REGON i NIP. Drugim blokiem danych jest pełna identyfikacja pracownika, obejmująca nie tylko imię i nazwisko, ale również numer PESEL. Trzecim wymogiem jest wskazanie dokładnych dat rozpoczęcia i zakończenia stosunku pracy, aby uniknąć jakichkolwiek ewentualnych sporów. Czwarty element to wyszczególnienie wymiaru czasu pracy w poszczególnych okresach. Piątym składnikiem jest kalendarz wykorzystanych urlopów, który musi pokrywać się z ewidencją pracy.

Wzór dokumentu dostępny w generatorze wymaga także wypełnienia innych kluczowych elementów, w tym wpisania zaległego wynagrodzenia czy informacji o zajęciu komorniczym. Generator dokumentów podpowie, by wprowadzić „nie dotyczy”, jeżeli takich zajęć nie było. Generator przypomina także o wskazaniu przyczyny rozwiązania umowy. W sekcji uwag pracodawca może dodać także dodatkowe informacje o pracowniku.

Każdy wzór dokumentu musi być opatrzony datą sporządzenia i czytelnym podpisem osoby reprezentującej pracodawcę; w naszym kreatorze miejsce na podpis znajduje się tuż pod podsumowaniem danych.

Podsumowując, najważniejsze elementy świadectwa pracy, które są zawarte w naszym wzorze dokumentu to:

1. Identyfikacja pracodawcy i pracownika
2. Okresy zatrudnienia i wymiar etatu
3. Urlopy i okresy nieskładkowe
4. Zaległości wynagrodzenia i zajęcia komornicze
5. Dodatkowe uwagi
6. Podpis pracodawcy

Rozpoczęcie pracy z naszym generatorem dokumentów jest intuicyjne, nawet jeśli po raz pierwszy przygotowujesz świadectwo pracy online. Na ekranie startowym wybierasz pozycję „Świadectwo pracy” z kategorii Dokumenty pracownicze i kadrowe oraz przycisk „Wyświetl dokument” – to tu możesz sprawdzić, jak będzie wyglądał gotowy plik, zanim podejmiesz decyzję o zakupie. Po kliknięciu „Utwórz dokument” kreator pyta o podstawowe dane firmy, a każde pole jest opatrzone jasną, prostą podpowiedzią, która ułatwia wypełnienie dokumentu, a następnie poprowadzi do dalszych pytań.

Funkcja „zapisz wersję roboczą” pozwala zostawić formularz i wrócić do niego później, co jest niezwykle wygodne, gdy kompletujesz dane z działu kadr. Po uzupełnieniu identyfikacji pracodawcy system przechodzi do danych pracownika. Każdy krok wypełnia się na jednej stronie bez przewijania, a po prawej stronie widzisz podgląd na żywo – dzięki temu od razu wyłapiesz literówki i jesteś w stanie na bieżąco je korygować. Jeśli w odpowiedzi na któreś pytanie zaznaczysz opcję „brak” lub "nie dotyczy", pozostałe pola znikają, co eliminuje możliwość przypadkowego pozostawienia pustej rubryki.

Kolejny ekran pozwala zdecydować, czy chcesz "wygenerować pdf" czy "wygenerować word"; oba formaty mają identyczny układ graficzny, a różnią się jedynie możliwością dalszej edycji w Wordzie. Aby pobrać plik, wystarczy kliknąć „pobierz pdf” albo „pobierz word” – system automatycznie zapisze dokument w pamięci przeglądarki.

Jeśli potrzebujesz więcej wzorów umów kadrowych, w naszym serwisie możesz znaleźć wiele innych, przydatnych dokumentów prawniczych takich jak: „Umowa o pracę” czy „Rozwiązanie umowy o pracę przez pracodawcę”, co pozwoli stworzyć cały pakiet personalny w jednym miejscu. Generator dokumentów zapisuje gotowy plik na Twoim koncie, więc w dowolnym momencie możesz wrócić i ponownie pobrać dowolny format, bez konieczności ponownego płacenia. Dzięki stałej synchronizacji danych każde świadectwo możesz zduplikować i podmienić tylko dane pracownika, co przyspiesza pracę w firmach o dużej rotacji. Po zatwierdzeniu dokumentu i dokonaniu płatności otrzymujesz fakturę VAT na maila, a plik jest archiwizowany w „Moje dokumenty”.

Cała procedura – od kliknięcia „Wypełnij” do pobrania – trwa średnio mniej niż 5 minut, a najdłużej zajmuje zebranie danych, nie obsługa narzędzia. W każdym momencie możesz skorzystać z przycisku „Edytuj”, jeśli zauważysz błąd już po opłaceniu – system wygeneruje poprawioną wersję bez dopłaty. Dzięki temu całkowicie unikasz ręcznego formatowania dokumentu w Wordzie, które zwykle zabiera dużo czasu i generuje błędy techniczne.

Choć Świadectwo pracy wydaje się prostym drukiem, w praktyce właśnie przy tym dokumencie PIP najczęściej stwierdza uchybienia, dlatego warto znać typowe potknięcia i wykorzystać generator dokumentów, aby je wyeliminować.

Najczęstsze niedopatrzenie to brak informacji o łącznej liczbie dni urlopu wykorzystanego w danym roku kalendarzowym; w praktyce może to zafałszować uprawnienia pracownika w kolejnej firmie. Innym popularnym błędem jest stosowanie przestarzałego wzoru dokumentu z poprzednich lat, co nasz generator umów rozwiązuje poprzez posługiwanie się zgodnym z aktualnym stanem prawnym formularzem.

Wielu pracodawców zapomina także zaznaczyć przyczyny rozwiązania umowy w przypadku tzw. dyscyplinarki, co może skutkować roszczeniem o przywrócenie do pracy; kreator wymusza wybór odpowiedniej opcji. Często spotykane jest pozostawienie pustego pola w sekcji „zajęcia wierzytelności pracownika”, co rodzi podejrzenie, że informacja została ukryta – narzędzie wprowadzi frazę „nie dotyczy”, jeśli nie wybierzesz innej opcji.

Innym drobnym, ale kosztownym uchybieniem jest brak adnotacji o wykonywaniu pracy w szczególnych warunkach, co może pozbawić pracownika prawa do wcześniejszej emerytury; kreator zobowiąże Cię do wypełnienia tej informacji.

Zdarza się, że HR-owiec wpisze nieprawidłowy REGON lub NIP – moduł automatycznego pobierania danych z CEiDG oraz KRS zapobiegnie takim nieprawidłowościom. Błąd formatowania, taki jak pozostawienie podwójnych spacji czy złych znaków końca linii, jest eliminowany dzięki szablonowi dokumentu, który uniemożliwia ingerencję w niechronione fragmenty.

Kontrole PIP-u ujawniają też brak podpisu osoby reprezentującej pracodawcę; dokument wygenerowany w generatorze automatycznie generuje puste miejsce na podpis, aby po wydrukowaniu dokumentu od razu można było go podpisać. Wiele firm pomija także datę wystawienia świadectwa, co ma wpływ na termin odwołania pracownika. Jednakże dzięki powyższym wskazówkom i wsparciu generatora dokumentów unikniesz najdroższych błędów i zaoszczędzisz godziny na poprawkach i ewentualnych możliwych sporach sądowych.

Przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek doręczenia świadectwa pracy niezwłocznie, maksymalnie w ciągu 7 dni od dnia ustania stosunku pracy, więc każdy dzień zwłoki może skończyć się nieprzyjemnymi konsekwencjami i sprawami sądowymi założonymi z inicjatywy byłego pracownika.

Najprostszą metodą jest wręczenie wydruku w ostatnim dniu pracy wraz z pokwitowaniem odbioru. Jeżeli pracownik jest nieobecny, przepisy pozwalają wysłać świadectwo pocztą - wtedy 7-dniowy termin liczy się od daty nadania listu poleconego. Jeśli świadectwo pracy jest zwracane do pracodawcy z adnotacją „nie podjęto w terminie”, masz obowiązek przechowywać je w aktach i wydać pracownikowi osobiście, gdy się zgłosi.

W sytuacji, gdy pracownik wystąpi do Ciebie o sprostowanie świadectwa, musisz niezwłocznie ustosunkować się do treści jego zarzutów i dokonać ewentualnej korekty, a nasz kreator daje Ci taką możliwość. Jeśli odwołanie trafi do sądu pracy, w aktach osobowych powinny znaleźć się wszystkie wersje świadectwa oraz potwierdzenia doręczeń, dlatego opłaca się zapisywać pliki na koncie użytkownika. W razie kontroli PIP możliwość natychmiastowego pobrania pliku z chmury pokazuje, że firma ma uporządkowane procedury. W razie rozwiązania umowy w trybie dyscyplinarnym najlepiej wysłać dokument kurierem z opcją potwierdzenia doręczenia, bo pracownik może unikać odbioru.